Virtueel aan boord stappen in een nieuw team, hoe doe je dat?

Effectiever na aan boord stappen

Aan boord stappen bij een nieuwe organisatie gaat van het eerste interview tot collega’s leren kennen, inwerken en de praktische zaken regelen. Virtueel is het allemaal net wat lastiger maar: “Het is prettig als je weet dat je erbij hoort, omdat je dan anderen kunt vinden en door anderen gevonden kunt worden,” vertelt Jill Rietbergen. Gunnar van Weezel Errens voegt toe: “Ik kan gemakkelijker iets oppakken en toevoegen als ik weet wie waarmee bezig is.” Verder geven ze aan dat virtueel onboarden bij een team fijn is, omdat je informeler vragen kunt stellen waarmee je effectiever wordt. “En ten slotte maakt het je werk ook gewoon leuker als je de mensen goed kent” aldus Soe van Dijk.

“Het enige moment dat ik mijn kantoor zag, was toen ik mijn laptop ophaalde. Sindsdien doe ik alles vanuit huis.” – Gunnar van Weezel Errens

Wie is wie?

Een aantal versnellers geeft aan dat het hen nog niet is gelukt om van achter hun scherm binnen vier tot zes weken te zijn opgenomen in hun nieuwe team. Dat lijkt lang en kan ook frustrerend zijn, want daarmee kennen je collega’s je kwaliteiten nog niet goed en betrekken ze jou niet bij zaken waar je een bijdrage aan kunt leveren. Transitieversnellers die al wat langer virtueel in een team werken, vertellen dat het moeite heeft gekost, maar dat het is gelukt. Annemiek Aarts zegt hierover: “Ik wist dat ik aan boord was van mijn team, toen collega’s met vragen bij mij terugkwamen.” Ze voegt toe: “Ik heb aan het begin van mijn project de ‘wie is wie’ pagina gepakt en met allerlei mensen virtuele koffiemomenten ingepland om ze te leren kennen. Dit was een flinke investering in tijd en moeite.” Ze merkt dat ook als ze mensen eenmaal kent, ze moet blijven investeren in virtuele gesprekken om verbinding te houden. “Ik ben pas na een maand virtuele koffiegesprekken over niets gaan plannen. Nu kom ik erachter dat het enorm helpt om daarna bij die mensen aan te kloppen als ik iets van ze nodig heb,” voegt Daphne Paridon toe.

Hoe doe je dat, virtueel aan boord stappen?

Wat enorm helpt is als er al een bepaalde overlegstructuur is. De overleggen die voorheen fysiek plaatsvonden, organiseren ze dan virtueel; mensen blijven elkaar zien. “Mijn team merkte dat onze overlegstructuur tekort schoot als je elkaar alleen nog online spreekt. Wij hebben de tweewekelijkse vergaderingen aangepast naar wekelijkse vergaderingen. Zo was iedereen op de hoogte met wat er gebeurde. Er ontstond meer ‘bijpraat’ tijd,” zegt Soe van Dijk hierover.

Bij ongedefinieerde kaders is het een stuk lastiger. Zeker bij grotere organisaties vraagt het opstarten van een project zonder vast team veel extra investering. Het is vooral lastig om te weten wie van welke afdeling is en gevoel te krijgen bij wie met wie samenwerkt. Gunnar van Weezel Errens zegt: “Voorheen zaten mensen bij elkaar op de afdeling. Nu zijn die afdelingen aparte werkkamers, woonkamers of keukens geworden. Dit maakt het een stuk lastiger om te weten wie je waarvoor nodig hebt”.

“Ik organiseerde ik als nieuweling een online borrel. Veel collega’s waren aanwezig dus ik bleek niet de enige te zijn die hier behoefte aan had. Het was echt leuk.” – Marvin Tiemessen

Andere organisaties proberen nieuwe dingen. Youri Nijssen geeft hiervan twee voorbeelden: “Of ik iets toevoeg of niet, ik word bij alle vergaderingen betrokken. Ook hebben mijn opdrachtgevers gevraagd om een presentatie te maken over waar ik mee bezig ben en dat te presenteren tijdens een bijeenkomst. Zo weet iedereen wat ik hier doe.” Gunnar vertelt dat het intensief is om virtueel aan boord te komen. “Omdat ik nog weinig mensen ken, moet ik altijd via een tussenpersoon de juiste personen buiten het team bereiken. Het is best lastig te bepalen wat de plek van mensen in de organisatie is als je er nog nooit binnen bent geweest en het moet aflezen van een organogram dat twee jaar geleden voor het laatst werd ge-update,” weet hij. Marvin Tiemessen geeft een voorbeeld over hoe hij virtueel aan boord stapt bij zijn team. “Bij ons zijn bijeenkomsten erg taakgericht, dus organiseerde ik als nieuweling een online borrel. Veel collega’s waren aanwezig dus ik bleek niet de enige te zijn die hier behoefte aan had. Het was echt leuk,” aldus Marvin.

Opdrachtgever: ‘nieuwe collega’s houden mij scherp’

Antje Jordan is opdrachtgever bij de Provincie Zuid Holland. Zij herkent deze nieuwe werkelijkheid en voegt toe dat een nieuwe medewerker enorm kan bijdragen in het virtueel ‘opfrissen’ en ‘aanwakkeren’ van de relaties in het team. “Juist door koffiemomenten in te plannen met nieuwe mensen worden de teamleden zich bewust van het gebrek hieraan en komen zij ook in beweging om met elkaar af te spreken,” zegt ze. Verder geeft zij aan dat er nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan van mensen die dichtbij elkaar wonen en elkaar nu opeens meer zien. “De informele lijnen zijn aan het veranderen; er ontstaat een ‘fear of missing out’ van mensen die niet dicht bij elkaar wonen en dus niet in de gelegenheid zijn om elkaar op te zoeken. Dit gebeurt zo impliciet dat ik blij ben als nieuwe collega’s mij hier scherp in houden. Met hun onbevangen vragen maken zij ons nog veel bewuster dan voorheen van hoe zaken in onze organisatie lopen en zouden kunnen lopen in deze nieuwe werkelijkheid.”

Wij verzamelden een top 10 van tips van onze Transitieversnellers om virtueel aan boord te stappen:

Top 10

1. Plan veel virtuele koffieafspraken voor informele kennismakingen, zeker in de eerste weken;
2. Zorg ervoor dat je de organisatiestructuur leert begrijpen. Weet waar de prioriteiten liggen, niet alleen van je eigen afdeling, maar ook van andere afdelingen en ga hierover virtueel in gesprek;
3. Blijf investeren in je relaties. Blijf na de kennismaking contact zoeken;
4. Bellen in plaats van mailen, ook over kleine dingen;
5. Laat weten dat de situatie best gek is als je nieuw bent en iedereen virtueel leert kennen;
6. Het is fijn om een uitlaatklep te hebben bij collega’s over wat minder goed gaat. Zorg dat hier ruimte voor is tijdens niet taakgerichte meetings als een borrel- of koffiemomentje;
7. Organiseer een informele borrel met je team;
8. Probeer de eerste tien minuten puur informeel te houden;
9. Zorg voor een ijsbreker: Deel iets persoonlijks of snijd een actueel nieuwsonderwerp (verkiezingen, vuurwerk) aan;
10. Organiseer een wekelijkse meeting met het hele team. Door het thuiswerken weet je een stuk minder goed wat iedereen doet.

We zijn gezamenlijk bezig om een nieuwe werkelijkheid te creëren. Ook op zoek naar verfrissing en experimenteerkracht? Kom in contact via info@talentvoortransitie.nl